Documento é sinônimo de maior segurança nas transações comerciais e agilidade para enviar e receber documentos assinados digitalmente
Não há dúvidas de que a tecnologia modificou todas as atividades econômicas e sociais da população. A digitalização de serviços agiliza diversos processos e amplia as oportunidades de fechamento de negócios. Um desses mecanismos é o certificado digital, estabelecido por meio da Medida Provisória nº 2.200/02.
O procedimento é conhecido popularmente como “RG Digital”, já que o usuário cria uma assinatura eletrônica que pode ser usada para diversas transações comerciais e administrativas. É importante esclarecer que o órgão responsável por garantir a autenticidade e validade jurídica dos documentos é a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Vale lembrar que o certificado tem a mesma validade da rubrica impressa, além da segurança tecnológica proporcionada pela criptografia de dados. Desse modo, quem ainda sente insegurança em ter uma certificação digital pode ficar despreocupado, pois o mecanismo utilizado para proteger os dados do usuário apresenta um alto nível de segurança, privacidade e confidencialidade.
Com objetivo de compartilhar informações sobre o assunto, elaboramos um artigo para detalhar como funciona a emissão de um certificado digital. Continue a leitura e saiba como criar a sua.
O que é certificação digital?
A certificação digital é um documento eletrônico criado para validar documentos entre duas partes, de forma segura e reconhecida pelo órgão gestor (ICP-Brasil). Por meio da comprovação, é possível assinar e enviar comprovantes e declarações de modo remoto (e-mail, por exemplo), além de ser algo obrigatório para empresas que emitem nota fiscal eletrônica (NF-e).
Estão autorizados a criar o certificado cidadãos (pessoa física), empresas (pessoa jurídica), órgãos e entidades públicas (todas as esferas) e demais instituições e entidades. A solicitação é feita no site do governo federal e o prazo médio para receber a aprovação é de dois dias úteis.
Vale destacar que o certificado digital é fundamental para ampliação da oferta de serviços realizados na internet, já que é um processo que garante segurança e comodidade ao usuário. Uma das principais vantagens é a possibilidade de usar sistemas virtuais integrados como: e-Saúde, e-Jurídico e e-Contador.
Como emitir um certificado digital?
O número de usuários (pessoa física e jurídica) que emitiram a certificação digital superou a marca de 7,4 milhões de registros. A informação divulgada pelo ICP-Brasil destaca ainda, que para 2022, a estimativa é de sejam emitidos cerca de 8,5 milhões de certificados.
Outra informação relevante diz respeito aos setores da economia que mais utilizam o serviço. De acordo com a Associação Nacional de Certificação Digital (ANCD), 90% das empresas rurais têm certificado digital, seguidas pelos setores da indústria (78%), serviços (64%) e comércio (47%).
Sendo assim, acompanhe as etapas para emitir o certificado digital no ICP-Brasil:
– Identifique e selecione uma das Autoridades Certificadoras (ACs) ligadas ao ICP-Brasil;
– Solicite no site da AC selecionada a emissão do certificado, tanto de pessoa física quanto jurídica;
– Existem dois modelos comercializados, A1 que tem validade de um ano e A3, com prazo de até cinco anos;
– No portal serão informados: custos da certificação, formas de pagamento, documentação necessária e o equipamento necessário para efetivar o registro;
– Agendar dia e horário para validar a Autoridade de Registro (AR), o qual pode ser feito presencialmente ou por videoconferência.
– O prazo médio para efetivação do certificado é de dois dias úteis.
A título de esclarecimento, os documentos solicitados no processo de emissão, para pessoas jurídicas, são os seguintes: contrato social da empresa, cartão do CNPJ ativo, alterações contratuais (caso existam) e documentos específicos sobre o tipo de atividade desenvolvida pelo empreendimento.
No caso de pessoas físicas, o certificado digital apresenta os mesmos benefícios de ganho de tempo, recursos e proteção dos dados. Por meio do registro é possível assinar documentos digitalmente, acessar sistemas da administração pública como o e-Social e serviços da Receita Federal.
Como é feita a segurança do certificado digital?
Com objetivo de aumentar ainda mais a segurança das informações do usuário, o certificado digital é emitido diretamente no computador ou em dispositivos móveis, protegido por senha e criptografado por um software específico. Sendo assim, quando o procedimento é realizado, é gerada uma cópia de segurança no equipamento que deve ser guardada em local seguro.
Uma das opções disponíveis é optar pela geração e armazenamento das chaves em um cartão ou token. As duas opções permitem a geração de chaves e são protegidas por senha e hardware criptográfico.
Por outro lado, quem preferir armazenar as informações em dispositivos móveis como tablets e smartphones não precisará instalar programas, visto que os dados serão armazenados em nuvem. Contudo, é importante verificar se o aparelho é compatível com o sistema disponibilizado para registro.
Benefícios da certificação para empresas
A conectividade das atividades digitais apresenta uma série de benefícios para os usuários, comprovando ainda a importância de reduzir custos em serviços administrativos. Entre os pontos positivos observados nos processos realizados pela internet, estão: economia de papel, tinta para impressão e outros insumos necessários à realização das atividades.
Avaliando os serviços correlacionados com a certificação digital é importante destacar os seguintes:
– Emissão de NF-e: a assinatura da Nota Fiscal Eletrônica é feita pelo certificado digital, garantindo a validade e segurança do documento. É importante esclarecer que as unidades da federal têm regras distintas no preenchimento, por isso, é fundamental verificar quais os dados necessários na Secretaria de Fazenda onde funciona a empresa.
– Acesso ao e-CAC: é o sistema da Receita Federal que disponibiliza uma série de serviços e informações contábeis para o usuário, sendo um dos mais importantes, a declaração do Imposto de Renda. Além disso, é possível consultar: pendências do IR, situação fiscal de pessoas físicas e jurídicas, inscrições na dívida ativa da União, dados sobre parcelamento de débitos fiscais, entre outras.
Junta Comercial Digital: com essa plataforma, o registro empresarial é realizado exclusivamente pela internet, sendo necessária a apresentação do certificado digital. Vale lembrar que essa funcionalidade elevou o nível dos serviços oferecidos pelos órgãos e democratizou o acesso a serviços como abertura, realização e baixa de empresas.
Como foi possível verificar, a emissão do certificado digital é um benefício importante na atual conjuntura econômica, já que pessoas físicas e jurídicas têm condições de efetivar negócios, trocar documentos e atestar a regularidade das informações em ambientes protegidos.
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